A papíralapú adatkezelés egyszerűnek tűnhet, de minél több munkatárs és munkafázis vesz részt egy folyamatban, annál több hibalehetőség keletkezik. A QLM TechLog ID Kft. által kínált digitális megoldásokkal az információ már a munkavégzés helyén elektronikusan rögzíthető. Egy mobil adatgyűjtő alkalmazásával csökkenthető annak kockázata, hogy egy feljegyzés elkeveredjen, olvashatatlanná váljon vagy csak késve jusson el a megfelelő rendszerbe. A pontosabb információáramlás stabilabb alapot teremt a napi feladatokhoz.
Ugyanazt az adatot többször is rögzítheti
Papíralapú folyamatoknál gyakori, hogy a munkatárs először kézzel feljegyez egy információt, amelyet később valakinek ismét be kell vinnie egy digitális rendszerbe. Minden újabb adatbevitel egy újabb lehetőség az elírásra, a számok felcserélésére vagy egy tétel kihagyására. Egy megfelelő adatgyűjtő használatával az információ közvetlenül digitális formában keletkezhet. Ezzel egy teljes manuális lépés kiiktatható a folyamatból.
A kézírás is hibaforrássá válhat
Egy sietve leírt cikkszám, mennyiség vagy azonosító később nehezen értelmezhető lehet. A probléma különösen akkor jelentkezik, amikor nem ugyanaz a munkatárs dolgozza fel az adatot, aki eredetileg feljegyezte. A mobil adatgyűjtő vonalkódolvasással és digitális adatbevitellel segíthet abban, hogy kevesebb információt kelljen kézzel leírni. Ez egyszerre gyorsíthatja az adatfelvételt és mérsékelheti a félreérthető bejegyzésekből eredő hibákat.
Hol jelentkeznek a papíralapú munka kockázatai?
A hibák nem kizárólag az adat rögzítésekor keletkezhetnek. Az információ teljes útját érdemes megvizsgálni:
-
Rögzítéskor, amikor hibás adat kerülhet a dokumentumra.
-
Továbbításkor, amikor egy lap elkeveredhet vagy késve érkezhet meg.
-
Átíráskor, amikor elgépelés vagy adatkihagyás történhet.
-
Módosításkor, amikor nem egyértelmű, melyik információ az aktuális.
-
Visszakereséskor, amikor a szükséges dokumentum megtalálása időigényessé válik.
A digitalizáció ezért nemcsak a papír kiváltásáról, hanem az információ útjának egyszerűsítéséről is szól.
Könnyebb visszakeresni, mi történt
Ha egy eltérés okát kell feltárnia, fontos tudnia, mikor és milyen adat került rögzítésre. Egy rendszerhez kapcsolódó adatgyűjtő segítségével a munkafolyamat eseményei strukturáltan dokumentálhatók, amennyiben a háttérrendszer ezt megfelelően támogatja. Így egy probléma vizsgálatakor kevesebb kézzel kitöltött dokumentumot kell átnézni. A jobb visszakereshetőség az ellenőrzési folyamatokat is támogathatja.
A digitalizációt a folyamathoz kell igazítani
A papír megszüntetése önmagában még nem garantálja a hatékonyabb működést. Fontos meghatározni, milyen adatokat, mely munkafázisban és milyen módon szükséges rögzíteni. Egy mobil adatgyűjtő akkor nyújt valódi előnyt, ha a rajta végzett feladatok illeszkednek a vállalat informatikai és operatív folyamataihoz. Így a digitalizáció nem újabb adminisztrációs réteget hoz létre, hanem egyszerűsíti a munkát.
Kevesebb manuális lépés, kisebb hibakockázat
A papíralapú folyamatok kiváltásának egyik legfontosabb eredménye, hogy csökkenthető az információ többszöri manuális kezelése. A megfelelő adatgyűjtő és a hozzá kapcsolódó informatikai rendszer gyorsabb, ellenőrizhetőbb adatáramlást teremthet. Ez kevesebb javítást, egyszerűbb visszakeresést és pontosabb napi működést eredményezhet. A QLM TechLog ID Kft. az eszközök kiválasztásától a komplett rendszerek tervezéséig és telepítéséig támogatást nyújt a megfelelő digitális adatkezelési környezet kialakításához.